Otomatik Kurye Atama Nasıl Çalışır? Teslimat Süresini Kısaltmanın 7 Yolu

Sakin saatlerde elle sevk iyi işler: operatör kuryeleri tanır, bölgeyi bilir, kimin nerede olduğunu aklında tutar. Sorun, yoğun saatte başlar. Siparişler pazaryerlerinden, telefondan ve işletme panellerinden aynı anda gelirken operatörün dikkati bölünür ve her karar birkaç saniye daha uzar.

Örnek: Akşam yemeği saatinde dakikada birkaç sipariş gelen bir firma düşünün. Operatör her paket için haritaya bakıp kuryeyi seçmek, telefonla ya da mesajla haber vermek ve onay beklemek zorundaysa, kuyruk birkaç dakika içinde büyür. Paket restoranda hazır beklerken kurye henüz yola çıkmamıştır.

Bir başka sorun da bilginin tek kişide toplanmasıdır. Deneyimli operatör hangi kuryenin hangi sokakları iyi bildiğini, hangi restoranın siparişi geç çıkardığını bilir; ama bu bilgi hiçbir yerde yazılı değildir. O operatör izne çıktığında ya da vardiya değiştiğinde karar kalitesi bir anda düşer.

• Karar hızı operatörün yorgunluğuna ve deneyimine bağlı kalır.
• Aynı kuryeye üst üste iş verilirken diğerleri boşta bekleyebilir.
• Siparişler farklı ekranlara dağılınca bazıları gözden kaçar.
• Neden o kuryenin seçildiği kayıt altında olmadığı için sonradan analiz yapılamaz.

İyi bir otomatik atama tek bir kurala, örneğin yalnızca en yakın kuryeye bakmaz. Birkaç ölçütü birlikte tartar ve bunların ağırlığı firmanın iş modeline göre değişir. Sistemlerin iç formülleri farklıdır; ama kavramsal olarak değerlendirilen başlıklar hemen hemen aynıdır.

• Bölge: Sipariş hangi teslimat bölgesine düşüyor ve o bölgede çalışan kuryeler kimler?
• Mesafe: Kuryenin restorana ve ardından müşteriye ulaşması ne kadar sürer? Kuş uçuşu yakınlık ile yol üzerindeki yakınlık her zaman aynı değildir.
• Müsaitlik: Kurye vardiyada mı, molada mı, elinde teslim edilmeyi bekleyen paket var mı?
• Yük dengesi: İşin hep aynı birkaç kuryede toplanmasını önlemek, hem hızı hem de kuryeler arasındaki adaleti korur.
• Daimi kurye kuralı: Bazı işletmelere sabit kurye tahsis edilir. Atama bu kuralı bilmeli ve o işletmenin siparişini önce daimi kuryeye yönlendirmelidir.

Otomatik atamanın bilemeyeceği şeyler vardır: kuryenin motoru arıza yapmıştır, müşteri özel bir talepte bulunmuştur ya da restoran siparişi geç hazırlayacağını bildirmiştir. Bu durumlarda operatörün atamayı elle değiştirebilmesi şarttır. Operatöre hiç söz hakkı bırakmayan bir sistem, sahada güven kaybeder.

Önemli olan, her elle değişikliğin gerekçesiyle birlikte kayda geçmesidir. Gerekçeler birikince örüntü görünür hale gelir. Örnek: Belirli bir bölgede elle değişikliklerin çoğu "kurye bölgeyi bilmiyor" gerekçesiyle yapılıyorsa, sorun atamada değil bölge tanımında ya da eğitimdedir. Gerekçe kaydı olmadan bu bilgi operatörün hafızasında kalır ve vardiya değişince kaybolur.

Gerekçe kaydı, işletmelerle yaşanan anlaşmazlıklarda da işe yarar. Bir restoran "siparişim neden geç çıktı" diye sorduğunda, atamanın ne zaman yapıldığını, kimin değiştirdiğini ve neden değiştirdiğini gösterebilmek tartışmayı kısaltır. Sevk masası ile yönetim arasındaki konuşma da tahminden veriye taşınır.

Otomatik kurye atama tek başına mucize yaratmaz; beslendiği veri ve tanımlar kadar iyi karar verir. İlk dört yol, siparişler gelmeden önce yapılan hazırlıkla ilgilidir.

Her birini tek seferlik bir ayar olarak değil, düzenli aralıklarla gözden geçirilen bir alışkanlık olarak düşünün. Sipariş hacmi, işletme listesi ve kurye kadrosu değiştikçe dün doğru olan tanım bugün süreyi uzatabilir.

• 1. Bölgeleri doğru çizin: Bölge sınırları gerçek yol ağını ve kuryelerin fiilen gittiği yerleri yansıtmalı. Bir nehir, ana yol ya da köprü iki mahalleyi haritada yakın, sahada uzak yapabilir. Bölgeleri gerçekleşen teslimat verisine bakarak dönem dönem gözden geçirin.
• 2. Paketleri birleştirin ve rotayı sıralayın: Aynı yöne giden iki paketi aynı kuryeye vermek, iki ayrı sefer açmaktan çoğu zaman daha hızlıdır. Ama birleştirme, ilk müşterinin bekleme süresini makul sınırın dışına itmemeli. Sıralama önerisi operatörün işini kolaylaştırır.
• 3. Kuryeyi hazırlık süresine göre çağırın: Kuryenin restorana paket hazır olmadan varması hem kuryeyi hem de o sırada başka yerde yapabileceği işi boşa harcar. Hazırlık süresi biliniyorsa kurye çağrısı buna göre zamanlanmalıdır.
• 4. Isı haritasıyla vardiya planlayın: Hangi saatte hangi bölgede sipariş yoğunlaştığını görmek, doğru sayıda kuryeyi doğru yerde vardiyaya almanızı sağlar. Atama algoritması, sahada yeterli kurye yoksa süreyi kısaltamaz.

Kalan üç yol, sipariş yoldayken ve teslimattan sonra toplanan veriyle ilgilidir. Bunlar ihmal edildiğinde en iyi planlama bile sahada bozulur.

• 5. Konum tazeliğini izleyin: Otomatik atama kuryenin konumuna bakarak karar verir. Kuryenin telefonu birkaç dakikadır konum göndermiyorsa sistem onu olduğu yerde değil, eski konumunda sanır. Haritada her konumun ne kadar eski olduğunu görmek ve bayat konumları ayırt etmek, hatalı atamaları erkenden yakalar.
• 6. Gerçekleşen süreyle gecikme analizi yapın: Tahmini süreler değil, kuryenin gerçekten izlediği rota ve harcadığı süre kaydedilmelidir. Gecikmeleri adres, bölge ve saat bazında karşılaştırdığınızda sorunun restoranda mı, yolda mı yoksa teslim noktasında mı olduğunu görürsünüz.
• 7. Detaylı adresleme kullanın: Kapıda geçen dakikalar çoğu zaman gözden kaçar. Bina, kat, daire ve adres tarifi eksiksiz kaydedilirse kurye müşteriyi aramak zorunda kalmaz. Kayıtlı adresin bir sonraki siparişte tekrar sorulmaması da çağrı merkezinde zaman kazandırır.

Geçişi bir günde yapmak zorunda değilsiniz. İlk günlerde operatörlerin sistemin kararlarını izleyip gerektiğinde değiştirmesi, hem ekibin güvenini kazanır hem de ayar gerektiren noktaları ortaya çıkarır. Elle değişiklik oranı zamanla düşüyorsa kurallar doğru oturuyor demektir.

Siparişlerin tek bir havuzda toplanması da ön koşuldur: pazaryeri, telefon ve işletme siparişleri ayrı ekranlarda duruyorsa otomatik atama resmin yalnızca bir kısmını görür. Bu konuyu pazaryeri siparişlerini tek panelde toplamak yazısında ayrıca ele aldık. Yazılım seçimi aşamasındaysanız kurye yönetim yazılımı seçerken 10 kriter listesi de işinize yarayabilir.

Sonuç olarak otomatik kurye atama, doğru tanımlanmış bölgeler, taze konum verisi ve gerekçeli operatör müdahalesiyle birlikte çalıştığında sevk masasının yükünü hafifletir ve teslimat süresini ölçülebilir biçimde kısaltmanın zeminini hazırlar.

Kuryelendin, kurye ve dağıtım firmaları için bulut tabanlı bir kurye yönetim yazılımıdır. Otomatik atama bölge, mesafe, müsaitlik ve yük dengesini değerlendirerek siparişi saniyeler içinde en uygun kuryeye verir ve daimi kurye kuralını bilir. Operatör atamayı elle değiştirebilir; değişiklik gerekçesiyle kayda geçer. Canlı haritada her konumun yaşı saniye cinsinden görünür, gerçekleşen rota ve süre kaydedilir, ısı haritası vardiya planına yardım eder.

Tüm özellikleri özellikler sayfasında, fiyatlandırmayı fiyatlarımız sayfasında bulabilirsiniz. Kendi bölgeleriniz ve kuryelerinizle nasıl çalıştığını görmek isterseniz bir demo talep edin; bölgelerinizi birlikte çizelim.