Excel ve WhatsApp ile Kurye Yönetimi: Nerede Tıkanır, Ne Zaman Yazılıma Geçmeli?

Haksızlık etmeyelim. Bu düzenin gerçek avantajları var:

• Sıfır maliyet
• Öğrenme süresi yok
• Esnek: her istisna bir mesajla çözülür
• Küçük ekipte herkes her şeyi görür

5 kurye ve 10 işletmeye kadar birçok firma bu düzenle idare eder. Soru, sizin hâlâ o ölçekte olup olmadığınız.

1. Yoğun saatte mesajlar kayboluyor

Akşam 20:00'de grupta dakikada 15 mesaj akıyorsa "paket hazır" mesajı iki ekran yukarıda kalır. Restoran 10 dakika sonra tekrar yazar, bu sefer sinirli. Mesajın kaybolduğu her dakika, müşterinin kapıda beklediği bir dakikadır.

2. Operatör olmadan iş durmuyor, çöküyor

Kim hangi paketi aldı, kim nerede, kimin elinde kaç paket var? Bu bilgi operatörün kafasındaysa, operatör hasta olduğu gün firma felç olur. Yeni operatör yetiştirmek de aylar sürer.

3. Ay sonunda paket sayıları tutmuyor

Kuryenin kendi saydığı, operatörün Excel'e girdiği ve restoranın faturaya esas aldığı paket sayısı üç farklı rakam. Her ay birkaç saat bu farkları bulmakla geçiyor. Bulunamayanlar da ya kuryeden ya firmadan kesiliyor.

4. "Siparişim nerede?" aramaları artıyor

Restoran müşteriye cevap veremiyor, çünkü kendisi de bilmiyor. Sizi arıyor. Siz kuryeyi arıyorsunuz. Kurye motorun üstünde telefona bakamıyor. Her sipariş için üç telefon görüşmesi.

5. Uzak paketler bekliyor

Paket başı ücretle çalışan kuryeler uzak siparişi almak istemiyor, grupta kimse "ben alırım" demiyor. Operatör rica ediyor, pazarlık yapıyor. O sırada paket soğuyor.

6. Pazaryeri siparişleri ayrı bir dünya

Yemeksepeti, Getir ve Uber Eats Trendyol Go'dan gelen siparişler her restoranın kendi tabletinde. Restoran bunları gruba elle yazıyor ya da ekran görüntüsü atıyor. Adres yanlış kopyalanıyor, not atlanıyor.

7. Büyüyemiyorsunuz

Yeni bir işletme anlaşması teklif edildiğinde "operatör yetişmez" diye tereddüt ediyorsanız, büyümenizin önündeki engel kurye sayısı değil, düzeninizdir.

Bu işaretlerden üç ya da daha fazlası tanıdık geliyorsa, yazılıma geçişin maliyeti muhtemelen şu an kaybettiğiniz paradan azdır.

Temel fark, bilginin tek bir yerde durmasıdır:

• Sipariş, hangi kanaldan gelirse gelsin tek bir listeye düşer. Detayları pazaryeri siparişlerini tek panelde toplamak yazısında.
• Atama kurala göre yapılır, grupta pazarlık yapılmaz.
• Kuryenin konumu haritada görünür, "neredesin" araması gerekmez.
• Paket sayısı, mesafe ve kasa sistemden gelir. Ay sonu hesabı dakikalar sürer.
• Restoran kendi siparişinin durumunu kendi ekranından görür.

1. Paralel çalışın. İlk hafta WhatsApp grubunu kapatmayın. Yeni sistem çalışırken grup yedek olarak dursun. Ekip yeni sisteme güvendiğinde grup kendiliğinden sessizleşir.

2. Önce operatörü eğitin, sonra kuryeyi. Operatör sistemi bilirse kuryelerin sorularını sahada cevaplar.

3. Sakin bir günde başlayın. Cuma akşamı geçiş yapmayın. Salı öğlen başlayın.

4. En deneyimli kuryeyle başlayın. Bir iki gün önce bir kuryeye uygulamayı kullandırın, sorunları o yakalasın.

5. Kuralları yazıya dökün. WhatsApp'ta "herkes biliyor" olan kurallar (iptal edilen pakete ne ödenir, uzak paket kime verilir) yazılıma geçerken yazılı hale gelmeli. Bu, geçişin en değerli yan ürünüdür.

Yazılım seçerken neye bakmanız gerektiğini kurye yönetim yazılımı seçerken 10 kriter yazısında, maliyetini kurye yazılımı fiyat modelleri yazısında anlattık.

Demo talebinden sonra hesabınızı açıyoruz, kurye ve işletme listenizi aktarıyoruz, bölgeleri birlikte çiziyoruz ve sahada eğitim veriyoruz. İlk hafta iki sistem paralel çalışabilir. Kurulum, entegrasyon ve destek ücretsiz. Kullanıcı ve kurye sayısına göre ek ücret yok, paket başına ödersiniz.

Destek hattımız her gün 09:00 - 03:00 arası açık. Geçiş sürecini konuşmak için demo talebi bırakın ya da iletişim sayfasından bize ulaşın.